Aj vaša firma potrebuje digitalizáciu dokumentov

Väčšina firiem ešte stále uprednostňuje papierové dokumenty, no počas koronakrízy sa ukázalo, že budúcnosť je v digitálnom svete. Vďaka digitalizácii dokumentov môžete do budúcnosti nahliadnuť hneď a tým aj zmodernizujete celkovú operatívu svojej firmy. Prečo by mala každá firma zvážiť prechod na digitálnu formu práce s dokumentmi?

Digitalizácia dokumentov slúži na transformáciu rôznych typov papierových tlačív do digitálnej formy. OCR softvér, s ktorým pracujeme vo Swiss Point, v kombinácii so skúsenými operátormi dokáže vďaka svojim možnostiam spracovať tak štruktúrované dokumenty ako faktúry, zmluvy a formuláre ako aj neštruktúrovanú dennú poštu, klientske listy a inú písanú komunikáciu, ktoré sú následne prístupné v digitálnom archíve M-Files. Aké konkrétne benefity však poskytuje digitalizácia?

Priestor

Digitálne dokumenty znamenajú koniec fyzických, neprehľadných archívov. Zaberajú len digitálny priestor, ktorý je prehľadný a systematicky usporiadaný tak, aby sa v ňom dokázal zorientovať každý. Nezáleží na tom, či máte archívy vo veľkosti skladu alebo len niekoľko zakladačov, praktické riešenie navrhneme každej firme!

Bezpečnosť

Fyzické dokumenty sa pred nečakanými udalosťami ako požiar či vytopenie dajú ochrániť len ďalšou fyzickou zálohou alebo modernejšou verziou- digitálnou zálohou. Digitalizované dokumenty sú bezpečne uložené v cloude, ktorý je prístupný iba určeným osobám. Takáto záloha je rýchla, efektívna a lacnejšia. Naše systémy navyše využívajú medzinárodné bezpečnostné certifikáty, ktoré vaše dokumenty chránia v tomto digitálnom priestore.

Finančná dostupnosť

Digitalizácia dokumentov pomáha okresať náklady spojené s nákupom kancelárskych potrieb, ale aj na uskladňovanie dokumentov či dokonca na samotné kancelárske priestory. Odpadnú vám tiež náklady spojené s pracovnou silou, ktorá bola doteraz nevyhnutná práve na pomocné práce ako skenovanie, kopírovanie a archivovanie.

Efektivita

Bežný zamestnanec strávi denne v priemere 2,5 hodiny hľadaním dokumentov v archívoch! Vďaka digitalizovaným dokumentom už takéto zdĺhavé vyhľadávanie nehrozí. Každá zložka a dokument sú dôkladne kategorizované, takže vyhľadávanie prebehne podľa zadania kľúčového slova a iných parametrov, pričom ku potrebnému dokumentu sa dostanete v priebehu pár sekúnd. Práve toto podporuje efektivitu práce a work-flow.

Prístupnosť

Digitalizované dokumenty sú veľmi komfortným riešením. Sú k dispozícii 24/7, z akéhokoľvek miesta na svete, počas celého roka. Ide o flexibilné riešenie, ktoré ocenia pracovníci na častých cestách či externí partneri.

Digitalizácia na mieru

Vo Swiss Point ponúkame našim zákazníkom rôzne služby spojené s digitalizáciou. Digitalizácia dokáže uľahčiť procesy na rôznych oddeleniach firmy – od skenovania pošty, cez digitalizáciu faktúr, zmlúv až po relokáciu archívov a regitratúry. Našim cieľom je odbremeniť firmy od zbytočnej administratívy, ktorá zaťažuje časovo aj finančne. Dokážeme tak komplexne riešiť potreby malých, ale aj veľkých firiem, s dôrazom na efektivitu. Do digitálnej podoby transformujeme akékoľvek dokumenty,  ktoré si takmer okamžite nájdete sprístupnené v digitálnej podobe.